(趣旨)

第1条　亘理地区行政事務組合(以下「組合」という。)における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程に定めるところによる。

(用語の意義)

第2条　この規程で「文書」とは、組合において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(課長の責務)

第4条　課の長(以下「課長」という。)は、常にその課における文書事務の取扱いが文書事務の取扱いの原則に従って行われるよう努めなければならない。

(文書取扱いの責任区分)

第5条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(帳票等)

第6条　文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、別表第3のとおりとする。

(職員以外の者の文書の閲覧)

第7条　文書は、職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、管理者の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持ち出し)

第8条　文書は、庁舎外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。

(文書の文書記号及び番号)

第9条　文書には、文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を付さなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第10条　条例、規則、告示、訓令及び指令には、その種類ごとに記号及び番号を付するものとする。ただし、軽易な文書にあっては、この限りでない。

(文書分類記号及び保存年限)

第11条　文書には文書分類記号及び保存年限を記載しなければならない。ただし、部外者に対する文書については、この限りでない。

(公印の押印等)

第12条　文書を施行する際には、亘理地区行政事務組合公印規程(平成3年規程第1号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印の押印を省略することができる。

第13条から第15条まで　削除

(総務課における文書の収受及び交付)

第16条　組合に到着した文書は、第5条の規定により特別の定めをするもののほか、総務課において収受し、親展のもの、秘密のもの及び電報(以下「親展文書」という。)にあっては封をしたまま、親展文書以外のものにあっては、開封閲覧し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により交付しなければならない。

(主務課における文書収受及び交付)

第17条　主務課長は、文書の交付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしたうえ、自ら処理するもののほか、その処理方針を示して主務係長に交付しなければならない。

(休庁日及び執務時間外に到着した文書の授受及び交付)

第18条　休庁日及び執務時間外に到着した文書の授受及び交付については、別に定めるところによる。

(収受すべきでない文書)

第19条　本庁に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課長において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(郵便料金の不足又は未納の文書)

第20条　郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

(主管に属さない文書)

第21条　各課において、主管に属さない文書が交付されたときは、直接他の課に返送することなく、その旨を当該文書に付箋して、課長が確認のうえ総務課長に返付しなければならない。

(収受の手続きを経ない文書)

第22条　主管課において第16条第1項第2号又は第3号の規定による処理を受けない文書を受け取ったときは、直ちに、当該文書を総務課に送付し、同項第2号又は第3号の規定による処理を受けなければならない。

(電話等による聴取)

第23条　各課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聞取書に記載して取り扱わなければならない。

(文書の供覧)

第24条　交付を受けた文書のうち閲覧だけにとどめるものは、当該文書の余白に「供覧」と記載し、上司に供覧しなければならない。この場合において、他の課に関係のある供覧の文書は、当該文書の写しを当該関係課に送付し、又は当該文書の趣旨を口頭で当該関係課に通知するものとする。

(起案文書の作成)

第25条　起案文書は、起案用紙を用いて作成しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによることができる。

(起案文書の訂正)

第26条　起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に氏名等を記載しなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第27条　起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

(合議)

第28条　起案文書の事案が他課の主務事務に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。

(文書の審査)

第29条　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、更に当該関係課の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。ただし、第6号及び第8号中消防に係るものについては、消防長の審査を受けるものとする。

(秘密文書の表示)

第30条　秘密文書には「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第31条　決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載するものとする。

(処理中の文書の処理促進)

第32条　総務課長は、随時、文書処理簿の記載に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。

(処理中の文書の整理)

第33条　主務課長は、処理中の文書をすべて一定の箇所に集め、適宜分類整理しておかなければならない。

(文書の施行者名)

第34条　文書の施行者名は、管理者名とする。ただし、法令に別段の定めがあるときは、この限りでない。

(文書の日付)

第35条　施行する文書の日付は、発送する日としなければならない。

(浄書及び照合)

第36条　決裁文書の浄書は、原則として主務課において行う。

(主務課における文書の施行手続き)

第37条　主務課長は、決裁済みの文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理を行い総務課長に送付しなければならない。ただし、決裁文書が第25条第1項ただし書の規定により処理した帳票である場合は、当該帳票に浄書文書を添付するものとする。

(総務課における文書の施行手続)

第38条　総務課長は、前条の規定により決裁文書等の送付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしなければならない。

(電話による施行)

第39条　決裁文書を電話で施行するときは、管理者が定める手続きによるものとし、施行後、主務課において当該決裁文書に施行年月日を記載しなければならない。

(休庁日及び執務時間外における文書の施行)

第40条　休庁日及び執務時間外において決裁文書を施行するときは、別に定めるところによる。

(保管)

第41条　事案の処理が完結した文書で保存年限の満了しないもの(以下「完結文書」という。)は、原則として、当該事案の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の終了の日まで、主務課長において保存管理するものとする。

(書庫における保存)

第42条　前条第1項に定める期間を経過した完結文書は、当該完結文書の保存年限が満了する日まで総務課長が保存管理するものとする。

(総務課への引継ぎ)

第43条　主務課長は、完結文書が第41条第1項に定める期間を経過した場合は、速やかに文書引継書を作成し、当該完結文書に添付して総務課長に引き継がなければならない。

(書庫への収蔵)

第44条　総務課長は、前条の規定により、完結文書の引き継ぎを受けたときは、当該完結文書の整理の適否を審査し、適当と認めたものについて、書庫に収蔵しなければならない。

(書庫に収蔵した完結文書の閲覧)

第45条　書庫に収蔵した完結文書は、事務局長の承認を得なければ閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。

(書庫の管理)

第46条　書庫は、総務課長が管理し、その管理に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(文書の廃棄)

第47条　完結文書の保存年限が満了したときは、書庫に収蔵したものにあっては、文書引継書にその旨記載したうえ総務課長において、その他のものにあっては主務課長において廃棄するものとする。

第48条　第42条から前条までにおいて「総務課長」とあるのは、消防に係るものについては、「消防長」と読み替えるものとする。

(廃棄文書の処理)

第49条　前条の規定により文書を廃棄する場合に当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。