亘理地区行政事務組合個人情報保護条例事務取扱要綱

○亘理地区行政事務組合個人情報保護条例事務取扱要綱

平成31年3月27日

訓令第1号

第1　趣旨

この基準は、亘理地区行政事務組合個人情報保護条例(平成31年条例第1号。以下「条例」という。)に基づいて実施機関が行う個人情報の保護に関する事務の取扱いに関し、亘理地区行政事務組合個人情報保護条例施行規則(平成31年規則第1号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

第2　窓口の設置等

1　個人情報の窓口

個人情報の開示請求又は訂正請求の受付その他の個人情報の保護に関する事務を行うための窓口は、総務課とする。

2　総務課で取り扱う事務

(1)　個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)、個人情報訂正請求書(以下「訂正請求書」という。)及び個人情報利用停止請求書(以下「停止請求書」という。)の受付に関すること。

(2)　開示請求に係る個人情報を開示するかどうかの決定(以下「開示の可否の決定」という。)、訂正請求に係る個人情報を訂正するかどうかの決定(以下「訂正の可否の決定」という。)、停止請求に対する処理及び審査請求についての決定の通知に関すること。

(3)　開示の可否の決定及び訂正の可否の決定に関する審査請求書の受付に関すること。

(4)　亘理地区行政事務組合情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)への諮問に関すること。

3　担当課の事務

(1)　個人情報取扱事務登録簿(以下「登録簿」という。)の作成に関すること。

(2)　所管する個人情報の取扱いの相談に関すること。

(3)　開示請求、訂正請求及び停止請求に係る個人情報の検索及び特定に関すること。

(4)　開示請求書、訂正請求書及び停止請求書の受理並びに開示の可否の決定に関すること。

(5)　訂正請求に係る個人情報についての調査に関すること。

(6)　訂正の可否の決定及び訂正に関すること。

(7)　停止請求に対する処理に関すること。

(8)　審査請求書の受理及び審査請求についての裁決に関すること。

(9)　所管する個人情報の取扱いに関する苦情等の処理等に関すること。

第3　個人情報取扱事務の登録

1　登録する事務の単位

登録する事務の単位は、亘理地区行政事務組合行政組織規則(平成3年規則第2号)及び亘理地区行政事務組合消防本部の組織に関する規則(昭和63年規則第4号)並びに亘理地区行政事務組合消防署の組織に関する規程(昭和46年規程第3号)の規定に基づく分掌事務を参考にしながら、個人情報を取り扱う目的を同じくし、密接に関連した一連の事務(電子計算機による個人情報処理を含む。)を1つの単位とする。

2　登録する事務の携帯

(1)　全庁共通事務　課が共通の内容で実施し、又は実施する予定のある事務

(2)　固有事務　課が個別に実施し、又は実施する予定のある事務

3　登録簿の作成及び管理等

(1)　登録簿の簿冊は、登録簿の台紙及び目録により構成するものとする。

(2)　登録簿の台紙は次の区分に従って担当課が個人情報取扱事務登録簿記入要領に定めるところにより作成するものとし、当該担当課は、登録簿の台紙を作成したときは、総務課に提出し、その控えを保管して管理するものとする。また、当該担当課は、登録事項に変更があったときは新規に作成した場合と同様に総務課に登録簿の台帳を提出し、個人情報取扱事務を廃止したときはその旨及び廃止年月日を総務課に通知するものとする。

(3)　個人情報取扱事務の登録簿への登録(変更を含む。)は総務課が(2)により提出された登録簿の台帳を登録簿の簿冊につづり、目録を整理することにより行い、登録の抹消は廃止された個人情報取扱事務に係る登録簿の台帳を簿冊から除去し、廃止事務簿冊につづり、目録を整理することにより行う。

4　登録簿の整備

一般の閲覧に供するため、情報公開閲覧室に登録簿を整備するものとする。

第4　個人情報の開示事務

1　案内及び相談

総務課職員及び来庁者が開示を請求しようとする個人情報の事務担当職員は、面談により来庁者が求めている個人情報の種類、内容等を把握し、適切な相談及び案内を行うものとする。なお、個人情報の開示請求を行おうとする者(以下「開示請求者」という。)が直接担当課に来訪したときは、担当課の職員は、総務課に案内するものとする。

2　総務課における開示請求の受付等

(1)　開示請求書による請求の方法

開示請求は、開示請求書により行うものとし、総務課職員は、開示請求者に対し必要事項を記入するよう指導を行うものとする。なお、電話又は口頭による請求は受け付けないものとし、郵送による請求は、請求者が病気療養中、重度の身体障害その他やむを得ないと認める相当の理由により窓口に赴くことができない場合のみに認めるものとする。

(2)　開示請求者の確認

①　開示請求者が本人である場合には、次に掲げる書類の提出又は提示を求め確認を行うものとし、提示の場合は確認後に書類の写しを取り開示請求書に添付するものとする。また、写真が貼られていない書類が提示されたときは、複数の書類の提出又は提示を求めて確認を行うものとする。

ア　個人番号カード

イ　運転免許証

ウ　各種健康保険証(各種共済組合員証又は船員手帳を含む。)

エ　各種年金手帳(各種共済年金又は恩給証書を含む。)

オ　旅券

カ　海技免状

キ　猟銃・空気銃所持免許証

ク　戦傷病者手帳

ケ　宅地建物取引主任者証

コ　電気工事士免状

サ　無線従事者免許証

シ　毒物劇物販売業登録票

ス　印鑑登録証明書(印鑑登録証)

セ　その他本人であることを確認することができる書類

②　開示請求者が法定代理人である場合は、法定代理人の①に掲げる書類に加え、本人が未成年者又は成年被後見人であること及び開示請求者が本人の親権者又は後見人であることを確認するため、次の書類の提出又は提示を求めるものとし、提示の場合は確認後に書類の写しを取り開示請求書に添付するものとする。

ア　戸籍謄本又は抄本

イ　後見登記事項証明書

ウ　家庭裁判所の証明書

エ　その他法定代理人であることを確認することができる書類

(3)　開示請求に係る個人情報の内容の特定

開示請求のあった個人情報は、個人情報取扱事務登録簿からの検索及び担当課の職員の同席により、当該個人情報の有無の確認及び当該個人情報の内容についてできる限り具体的に特定するものとする。

(4)　開示請求書の受付に当たっての留意事項

①　開示請求は、原則として請求内容1件につき1枚の開示請求書により行うものとする。また、組合は、個人情報の集中管理を行っていないことから、「私に関する一切の情報」というような内容の請求があった場合には個人情報の特定することができないので、このような請求は受け付けないものとする。

②　開示請求者の氏名が、婚姻等の理由により個人情報の本人の氏名と異なっているときは、(2)の①に掲げる書類のほか、旧姓等を確認することができる書類の提出又は提示を求め、開示請求者が本人であるかどうかを確認するものとする。

③　開示請求者の確認のため書類の提示を受けたときは、提示された書類の名称、番号その他の事項を開示請求書の「請求者等確認」及び「資格に確認」の各欄に記入するものとし、その写しを開示請求書に添付するものとする。

(5)　郵送による開示請求

①　理由の確認は、開示請求者に郵送でなければ請求することができないことを証する書類(医師の診断書、身体障害者手帳の写し等)を提出させることにより行うものとする。

②　開示請求内容の特定は、「開示請求に係る自己情報の内容」の欄に記載された内容により請求に係る個人情報を検索し、特定することができるかどうか確認するものとする。

③　開示請求者が本人又はその法定代理人であることの確認は、(2)に定める書類の写しを提出させる方法によるものとする。

(6)　開示請求書の補正

開示請求書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所がある場合には、開示請求者に対して、当該箇所を補筆し、又は訂正するよう求める(郵送による開示請求にあっては、電話連絡などで確認の上、総務課職員が必要な補筆又は訂正を行う。)ものとする。

3　開示請求を受け付けた場合の説明等

開示請求書が提出されたときは、当該請求書に収受印を押印し、その控えを開示請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

(1)　個人情報の開示は、開示の可否の決定に日時を要するため、原則として開示請求書の受付と同時には行われないこと。

(2)　開示の可否の決定は、開示請求書が提出された日の翌日から起算して14日以内(特定個人情報に係る開示請求にあっては、開示請求があった日から30日以内)に行い、個人情報開示決定通知書、個人情報部分開示決定通知書(以下これらを「開示決定通知書」という。)又は個人情報非開示決定通知書(以下「非開示決定通知書」という。)により通知するものであること。

(3)　やむを得ない理由があるときには、(2)に規定する期間を延長するものとし、その場合には決定期間延長通知書(個人情報開示請求用)(以下「延長通知書」という。)により通知するものであること。

(4)　開示決定又は部分開示決定に基づき自己情報の開示を受ける際は、開示決定通知書を持参し提示するとともに、2の(2)の書類を再度提示しなければならない。

(5)　開示に係る写しの交付については、写し1枚につきA3版(日本産業規格)までの大きさのモノクロ10円、A3版(日本産業規格)までの大きさのカラー50円、A3版(日本産業規格)を超える大きさのモノクロ実費の費用の負担が必要であること。

4　開示請求書の受付後の処理

開示請求書を受け付けた場合は、総務課において請求書の控えを保管するとともに、開示請求書を担当課に届けること。

5　担当課における開示請求書の受理等担当課は、総務課から開示請求書が届いたときは、形式的要件の具備を確認するとともに、開示請求に係る個人情報を検索し、その存在の確認を行うものとする。なお、開示請求に係る内容が、条例の開示請求の対象とならない場合又は個人情報が存在しない場合については、次により処理するものとする。

(1)　開示請求に係る内容が条例の開示請求の対象とならないときは、開示請求者に対しその旨を説明し、請求の取下げをするよう要請すること。また、請求の取下げがなされないときは、個人情報非開示決定通知書に開示しない理由を具体的に記載し総務課を経由して請求者に通知するものとする。

(2)　開示請求に係る個人情報が存在しないときは、個人情報不存在決定通知書に存在しない理由を具体的に記載し総務課を経由して請求者に通知するものとする。なお、この通知は行政処分であるものの、条例第32条に規定する審査会への諮問事項ではないので、この通知に関し審査請求があった場合は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく所定の手続を行うこと。

6　開示の可否の決定等

(1)　個人情報の内容の検討

担当課は、開示請求書が届いたときは、開示請求に係る個人情報の内容が条例第15条第1項(開示しないことができる個人情報)に該当するかどうかを検討するものとする。

(2)　開示の可否の決定期間

総務課に開示請求者が提出された日をもって、条例第16条第1項に規定する請求者が提出された日として取り扱うものとし、当該開示請求書が提出された日の翌日から起算して14日以内(特定個人情報に係る開示請求にあっては、開示請求があった日から30日以内)に開示の可否の決定を行うものとする。

(3)　開示の可否の決定の決裁及び内部調整

開示の可否の決定は、管理者(前例のある請求で、既に管理者の判断が行われたものについては総務課長)が行うものとし、決定に当たっては次により内部で調整を行うものとする。

①　担当課は、開示の可否の決定に当たっては、総務課(総務課長)に協議を行うものとする。ただし、過去に同様の請求があり、開示の可否の判断が変わらないときは、総務課(総務課長)の協議を省略することができる。

②　担当課は、開示請求に係る個人情報が他の課に関連するものである場合又は他の機関から提供を受けたものである場合は、必要な調整を行うものとする。

(4)　第三者に対する調査

開示の可否の決定を慎重かつ公平に行うため、開示請求となった個人情報が条例第15条第1項(開示しないことができる個人情報)に該当するとき、又はいずれにも該当しないことが明らかであるときを除き、必要に応じて開示請求に関する開示請求者以外の個人、法人、国、県又は他の地方公共団体(以下「第三者」という。)に対する調査を行うものとする。

①　調査は、口頭又は文書(様式第1号)で照会し、原則として文書(様式第2号)により、条例第15条第1項各号の該当性についての当該第三者の見解を求めるものとする。なお、調査に当たっては、開示請求者その他の個人の権利及び利益を侵害することのないよう十分配慮するものとする。

②　第三者から口頭により意見があった場合は、当該第三者の氏名及び住所(法人その他の団体にあっては、その名称及び主たる事務所所在地)、調査年月日、調査内容、当該第三者の意見その他必要な事項を記載した調査書を作成するものとする。

③　第三者に対する調査を行った場合は、開示の可否の決定をした後に、当該第三者に対し、次の事項を文書(様式第3号)により通知するものとする。

ア　決定内容

イ　行政文書等の内容

ウ　その他必要な事項

(5)　開示決定通知書等の記入要領

①　「個人情報の内容」の欄には、開示請求において特定された個人情報の内容を正確かつ具体的に記入すること。

②　「開示の日時」の欄には、開示決定通知書が開示請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日よりも数日以後の通常の勤務時間内の日時を記入するものとする。この場合において、担当課は事前に開示請求者及び総務課と電話等で連絡を取り、互いに都合の良い日時を指示するように努めるものとする。

③　「開示の場所」の欄には、個人情報の漏えい等の防止を図ることから情報公開閲覧室を指定することとする。

④　「開示することができない部分の概要及び理由」の欄又は「非開示とする理由」の欄には、開示請求のあった個人情報が条例15条第1項各号のいずれかに該当するか、その該当号及び理由を記入すること。また、複数の号に該当する場合は、各々理由を記入すること。

(6)　開示の可否の決定期間の延長

開示の可否の決定期間を延長するときは、開示決定期間延長通知書により請求者に通知するものとする。この場合には、次のことに留意することとする。

①　決定期間の延長期間は、必要最小限とすること。

②　総務課に開示請求書が提出された日の翌日から起算して14日以内(特定個人情報に係る開示請求にあっては、開示請求があった日から30日以内)に開示請求者に到達するよう送付すること。

③　担当課は、開示決定期間の延長を行う場合は、総務課(総務課長)と協議を行った後に、決定期間延長通知書を総務課を経由して開示請求者に送付するものとする。

④　「個人情報の内容」の欄については、(5)の①に規定するところにより記入すること。

⑤　「期間延長の理由」の欄には、やむを得ない理由を具体的に記入すること。

(7)　開示決定通知書等の送付

担当課は、開示の可否を決定したときは、遅滞なく開示決定通知書又は非開示決定通知書を作成し、総務課を経由して開示請求者に送付するものとする。この場合には、総務課は控えを取るものとする。

7　個人情報の開示の実施事務

(1)　個人情報の開示の日時及び場所

個人情報の開示は、開示決定通知書であらかじめ指定した日時及び場所(情報公開閲覧室)で実施するものとする。

(2)　指定した日時以外の個人情報の開示の実施

担当課は、開示請求者がやむを得ない事情により、あらかじめ指定した日時に個人情報の開示を受けることができないときは、開示請求者と再度調整の上、別の日時に開示を実施することができるものとする。なお、日時の変更をしたときは、その旨を総務課に連絡するものとする。

(3)　閲覧に係る総務課職員の立会い

個人情報の閲覧は、担当課の職員が実施するものとし、必要に応じて総務課職員が立ち会うものとする。

(4)　開示決定通知書の提示及び本人確認

個人情報の開示を実施するときは、個人情報の開示を受けようとする者に対して、開示決定通知書の提示を求めるとともに、当該開示を受ける者が開示請求者本人であることを確認するものとする。この場合において、本人確認の方法は2の(2)に準じて行うものとする。

8　個人情報の開示の方法

(1)　閲覧の方法

①　文書等又は磁気テープ等の場合

個人情報が文書、図面又は写真(以下「文書等」という。)に記録されている場合は当該文書等の原本、磁気テープ等に記録されている場合は当該磁気テープ等から現に使用しているプログラムを用いて印字装置により出力したもの(以下これらを「原本」という。)を閲覧に供するものとする。ただし、原本を閲覧に供することにより、原本を破損し、又は汚損するおそれのあるとき及び個人情報の一部を開示しない場合で当該原本の開示する部分と開示しない部分とに分離することが困難であるときは、開示しない部分を覆って複写したもの又は当該原本を複写した上で開示しない部分を黒インク等で塗りつぶし再度複写したものを閲覧に供するものとする。

②　スライドフィルムの場合は、スライドフィルムプロジェクター等の整備後に対応するものとする。

③　マイクロフィルムの場合は、マイクロリーダー、リーダープリンター等の整備後に対応するものとする。

(2)　写しの作成の方法

①　文書等又は磁気テープ等の場合

(1)で閲覧に供するものについては、乾式複写機(以下「コピー機」という。)により作成するものとする。ただし、写しの作成に当たっては、拡大又は縮小等の加工はしないものとし、図面、地図等の行政文書で総務課で写しの作成について対応が困難なものについては、他の方法により行うことができるものとする。

②　スライドフィルム及びマイクロフィルムについては、リーダープリンター等の整備後に対応するものとする。

(3)　写しの交付の方法

写しの交付の方法は、(2)により作成したものを、次により総務課で交付するものとする。なお、郵送による写しの交付は、郵送による開示請求を行った者に対してのみ認めるものとし、親展の配達記録郵便により送付するものとする。

①　写しの交付に要する費用は、現金により領収するものとする。

②　写しの作成(コピー機による作成に限る。)に要する額は、写し1枚につきA3版(日本産業規格)までの大きさのモノクロ10円、A3版(日本産業規格)までの大きさのカラー50円、A3版(日本産業規格)を超える大きさのモノクロ実費の費用とする。

③　郵送による場合にあっては、写しの作成に要する費用を現金書留又は小切手等により納付させるものとする。この場合は、費用の納入を確認後に写しを交付するものとし、事前の送付申出には応じないものとする。なお、写しの送付に要する郵送料は、切手により納入させるものとする。

第5　個人情報の訂正事務

1　案内及び相談

総務課職員は、面談により訂正請求者が求めている個人情報の種類、内容等を把握し、訂正請求として対応すべきものかどうかを確認するものとする。

2　総務課における訂正請求の受付等

(1)　開示等の確認

訂正請求をするには、訂正請求に係る個人情報について、条例又は他の法令の規定により開示等を受けている必要があるので、請求者に対し、開示決定通知書の提示を求める等の方法により、事前に開示等を受けていることを確認すること。なお、訂正請求者が開示等を受けていない場合は、開示請求又は他の法令の規定に基づく閲覧等の手続を訂正請求をする前に行う必要がある旨を説明すること。

(2)　訂正請求者の確認

開示請求の際の方法(第4の2の(2))に準じて訂正請求書の提出を求めるものとする。

(3)　事実と合致することを証明する資料等の確認

訂正請求者に、訂正を求める個人情報の内容が事実と合致することを証明する資料又は書類の提出又は提示を求め、これらを確認するとともに、その写しを請求書に添付するものとする。

(4)　訂正請求書による請求の方法

開示請求の方法(第4の2の(1))に準じて訂正請求書の提出を求めるものとする。

(5)　訂正請求に係る個人情報の内容の確認等

確認に当たっては、担当課の職員の立会い等を求め、次の事項に該当する個人情報が訂正請求の対象となることを説明するものとする。

①　客観的に正誤の判断を行うことができる事実に関する情報

②　当該担当課に訂正権限がある情報

(6)　訂正請求書の受付に当たっての留意事項

開示請求の際の留意事項(第4の2の(4))に準ずるものとする。

(7)　郵送による訂正請求

開示請求の際の取扱い(第4の2の(5))に準ずるものとする。なお、(1)及び(3)の確認をすることができる書類を提出させるものとする。

(8)　訂正請求書の補正

開示請求の際の補正(第4の2の(6))に準じて行うものとする。

3　訂正請求を受け付けた場合の説明等

訂正請求書が提出されたときは、当該請求書に収受印を押印し、その控えを請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

(1)　個人情報の訂正は、訂正の可否の決定に時間を要するため、原則として請求書の受付と同時に行われないこと。

(2)　訂正の可否の決定は、訂正請求書が提出された日の翌日(特定個人情報に係る訂正請求にあっては、訂正請求があった日)から起算して30日以内に行い個人情報訂正決定通知書、個人情報部分訂正決定通知書(以下これらを「訂正決定通知書」という。)又は個人情報非訂正決定通知書(以下「非訂正決定通知書」という。)により通知するものであること。なお、訂正又は部分訂正について通知する場合は、当該訂正を実施した日を記入するとともに、当該訂正に係る個人情報が記録された行政文書等の写しを添えて通知するものであること。

(3)　やむを得ない理由があるときには、(2)に規定する期間を延長するものとし、決定期間延長通知書(個人情報訂正請求用)により通知するものであること。

4　訂正請求書の受付後の処理

開示請求の際の処理(第4の4)に準じて行うものとする。

5　担当課における訂正請求書の受理等

担当課は、総務課から訂正請求書が届けられたときは、形式的要件の具備及びその内容を確認し、当該個人情報の訂正権限のあるものについて受理するものとする。したがって、2の(5)に該当しないもの等については、総務課(総務課長)と協議の後、その旨を説明し取下げをするよう要請すること。また、請求の取下げがなされないときは、総務課に通知を行うとともに、個人情報非訂正決定通知書にその旨を記載し訂正請求者に通知するものとする。

6　訂正の可否の決定

(1)　訂正請求に係る個人情報についての調査

担当課は、訂正請求書が提出されたときは、当該請求に係る個人情報について、関係書類の確認及びその他適切な方法により、速やかに調査を行うものとする。なお、調査に当たっては、訂正請求者その他個人の権利及び利益を侵害することのないよう十分配慮するものとする。

(2)　訂正の可否の決定期間

総務課に訂正請求書が提出された日をもって、条例第23条第1項に規定する請求が提出された日として取り扱うものとし、請求書が提出された日の翌日(特定個人情報に係る訂正請求にあっては、訂正請求があった日)から起算して30日以内に訂正の可否の決定を行うものとする。

(3)　訂正の可否の決定の決裁

開示請求の際の決定の決裁(第4の6の(3))と同様とする。

(4)　内部調整

開示請求の際の内部調整(第4の6の(3))に準じて行うものとする。ただし、過去の訂正実績に伴う協議の省略をすることはできないものとする。

(5)　訂正決定通知書等の記入要領

訂正決定通知書等は次により作成するものとする。

①　「訂正請求に係る個人情報の内容」の欄には、訂正請求に係る個人情報の内容を正確かつ具体的に記入すること。

②　「訂正の内容及びその理由」の欄には、訂正請求に係る個人情報について実際に訂正する内容及び理由を具体的に記入すること。

③　「訂正年月日」の欄には、担当課が訂正請求に係る個人情報について、決定に基づく訂正を実施した日を記入すること。なお、訂正した後の行政文書等を添付すること。

④　「一部を訂正しない理由」の欄又は「非訂正とする理由」の欄には、訂正請求に係る個人情報の全部又は一部について訂正しないことと決定した理由について具体的に記入すること。

(6)　訂正の可否の決定期間の延長

訂正の可否の決定期間の延長の手続は、開示請求(第4の6の(6))に準じて行うものとする。ただし、決定期間延長通知書(個人情報訂正請求用)は、総務課に請求書が提出された日の翌日(特定個人情報に係る訂正請求にあっては、訂正請求があった日)から起算して30日以内に請求者に到達するよう送付すること。

(7)　訂正決定通知書等の送付

担当課は、訂正の可否を決定したときは、訂正決定通知書又は非訂正決定通知書により、開示決定通知書等の送付(第4の6の(7))に準じて行うものとする。

7　個人情報の訂正の時期等

(1)　個人情報の訂正の時期

個人情報の訂正は、訂正決定通知書に記載された訂正年月日に行うものとする。

(2)　関係課等が複数にわたる場合の処理

個人情報の訂正を行った担当課は、当該個人情報を他の担当課に利用させ、又は提供している場合にあっては、当該他の担当課に対し、その訂正を依頼するものとする。

8　個人情報の訂正の方法

(1)　文書等及び磁気テープ等に記録されている個人情報の訂正

訂正請求に係る個人情報が文書等に記録されている場合は、当該文書等の原本の訂正請求に対する決定に該当する部分を二重線で消し、その上部に正確な情報を記入した上で、余白に訂正請求により訂正した旨及び「○○字訂正」と記入する等適切な方法で処理を行い担当者の氏名等を記載するものとする。また、原本を訂正することに困難な事情がある場合には、当該個人情報の事実と異なっている旨及び正確な個人情報を記した資料を添付する方法その他適当な方法により訂正を行うものとする。訂正請求に係る個人情報が磁気テープ等に記録されている場合は、当該磁気テープ等の該当部分について適当な方法を用いて訂正を行うものとし、現に使用しているプログラムを用いて印字装置により出力したものに記録されている個人情報についても、訂正した内容で新たに出力し、差し替える方法その他適当な方法により訂正を行うものとする。

(2)　スライドフィルム等に記録されている個人情報の訂正

スライドフィルム及びマイクロフィルム等に記載されている個人情報の訂正は、適切な方法により処理を行うこととし、訂正を行う適切な方法がない場合及び講じられない場合は審査会で示された処理方針に沿って対応するものとする。

第6　個人情報の利用停止事務

1　案内及び相談

総務課職員は、面談により利用停止請求者が求めている個人情報の種類、内容等を把握し、利用停止請求として対応すべきものかどうかを確認するものとする。

2　総務課における利用停止請求の受付等

(1)　開示等の確認

利用停止請求をするには、利用停止請求に係る個人情報について、条例又は他の法令の規定により開示等を受けている必要があるので、請求者に対し、開示決定通知書の提示を求める等の方法により、事前に開示等を受けていることを確認すること。なお、利用停止請求者が開示等を受けていない場合は、開示請求又は他の法令の規定に基づく閲覧等の手続を利用停止請求をする前に行う必要がある旨を説明すること。

(2)　利用停止請求者の確認

開示請求の際の方法(第4の2の(2))に準じて利用停止請求書の提出を求めるものとする。

(3)　事実と合致することを証明する資料等の確認

利用停止請求者に、利用停止を求める個人情報の内容が事実と合致することを証明する資料又は書類の提出又は提示を求め、これらを確認するとともに、その写しを請求書に添付するものとする。

(4)　利用停止請求書による請求の方法

開示請求の方法(第4の2の(1))に準じて利用停止請求書の提出を求めるものとする。

(5)　利用停止請求に係る個人情報の内容の確認等

確認に当たっては、担当課の職員の立会い等を求め、次の事項に該当する個人情報が利用停止請求の対象となることを説明するものとする。

①　客観的に正誤の判断を行うことができる事実に関する情報

②　当該担当課に利用停止権限がある情報

(6)　利用停止請求書の受付に当たっての留意事項

開示請求の際の留意事項(第4の2の(4))に準ずるものとする。

(7)　郵送による利用停止請求

開示請求の際の取扱い(第4の2の(5))に準ずるものとする。なお、(1)及び(3)の確認をすることができる書類を提出させるものとする。

(8)　利用停止請求書の補正

開示請求の際の補正(第4の2の(6))に準じて行うものとする。

3　利用停止請求を受け付けた場合の説明等

利用停止請求書が提出されたときは、当該請求書に収受印を押印し、その控えを請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

(1)　個人情報の利用停止は、利用停止の可否の決定に時間を要するため、原則として請求書の受付と同時に行われないこと。

(2)　利用停止の可否の決定は、利用停止請求書が提出された日の翌日(特定個人情報に係る利用停止請求にあっては、利用停止請求があった日)から起算して30日以内に行い個人情報利用停止決定通知書、個人情報部分利用停止決定通知書(以下これらを「利用停止決定通知書」という。)又は個人情報利用非停止決定通知書(以下「利用非停止決定通知書」という。)により通知するものであること。なお、利用停止又は部分利用停止について通知する場合は、当該利用停止を実施した日を記入するとともに、当該利用停止に係る個人情報が記録された行政文書等の写しを添えて通知するものであること。

(3)　やむを得ない理由があるときには、(2)に規定する期間を延長するものとし、決定期間延長通知書(個人情報利用停止請求用)により通知するものであること。

4　利用停止請求書の受付後の処理

開示請求の際の処理(第4の4)に準じて行うものとする。

5　担当課における利用停止請求書の受理等

担当課は、総務課から利用停止請求書が届けられたときは、形式的要件の具備及びその内容を確認し、当該個人情報の利用停止権限のあるものについて受理するものとする。したがって、2の(5)に該当しないもの等については、総務課(総務課長)と協議の後、その旨を説明し取下げをするよう要請すること。また、請求の取下げがなされないときは、総務課に通知を行うとともに、個人情報利用非停止決定通知書にその旨を記載し利用停止請求者に通知するものとする。

6　利用停止の可否の決定

(1)　利用停止請求に係る個人情報についての調査

担当課は、利用停止請求書が提出されたときは、当該請求に係る個人情報について、関係書類の確認及びその他適切な方法により、速やかに調査を行うものとする。なお、調査に当たっては、利用停止請求者その他個人の権利及び利益を侵害することのないよう十分配慮するものとする。

(2)　利用停止の可否の決定期間

総務課に利用停止請求書が提出された日をもって、条例第23条第1項に規定する請求が提出された日として取り扱うものとし、請求書が提出された日の翌日(特定個人情報に係る利用停止請求にあっては、利用停止請求があった日)から起算して30日以内に利用停止の可否の決定を行うものとする。

(3)　利用停止の可否の決定の決裁

開示請求の際の決定の決裁(第4の6の(3))と同様とする。

(4)　内部調整

開示請求の際の内部調整(第4の6の(3))に準じて行うものとする。ただし、過去の利用停止実績に伴う協議の省略することはできないものとする。

(5)　利用決定通知書等の記入要領

利用停止決定通知書等は次により作成するものとする。

①　「利用停止請求に係る個人情報の内容」の欄には、利用停止請求に係る個人情報の内容を正確かつ具体的に記入すること。

②　「利用停止の内容」の欄には、利用停止請求に係る個人情報について実際に利用停止する内容及び理由を具体的に記入すること。

③　「利用停止年月日」の欄には、担当課が利用停止請求に係る個人情報について、決定に基づく利用停止を実施した日を記入すること。なお、利用停止した後の行政文書等を添付すること。

④　「一部を除いて利用停止する理由」の欄又は「利用非停止とする理由」の欄には、利用停止請求に係る個人情報の全部又は一部について利用停止しないことと決定した理由について具体的に記入すること。

(6)　利用停止の可否の決定期間の延長

利用停止の可否の決定期間の延長の手続は、開示請求(第4の6の(6))に準じて行うものとする。ただし、決定期間延長通知書(個人情報利用停止請求用)は、総務課に請求書が提出された日の翌日(特定個人情報に係る利用停止請求にあっては、利用停止請求があった日)から起算して30日以内に請求者に到達するよう送付すること。

(7)　利用停止決定通知書等の送付

担当課は、利用停止の可否を決定したときは、利用停止決定通知書又は利用非停止決定通知書により、開示決定通知書等の送付(第4の6の(7))に準じて行うものとする。

7　個人情報の利用停止の時期等

(1)　個人情報の利用停止の時期

個人情報の利用停止は、利用停止決定通知書に記載された利用停止年月日に行うものとする。

(2)　関係課等が複数にわたる場合の処理

個人情報の利用停止を行った担当課は、当該個人情報を他の担当課に利用させ、又は提供している場合にあっては、当該他の担当課に対し、その利用停止を依頼するものとする。

第7　審査請求

開示の可否の決定又は訂正の可否の決定に対する審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。

1　審査請求書の受付

審査請求書が提出された場合は、総務課において当該審査請求書を受付し、審査請求書の控えを保管するとともに、直ちに当該審査請求書を開示の可否の決定又は訂正の可否決定をした担当課に届けるものとする。

2　審査請求書の審査

(1)　記載事項等の確認

審査請求は、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件について確認の上担当課で受理するものとする。

①　審査請求書の記載事項

ア　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

イ　審査請求に係る処分の内容

ウ　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

エ　審査請求の趣旨及び理由

オ　処分庁の教示の有無及び内容

カ　審査請求の年月日

キ　審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所

②　総代又は代理人がいるときは、それぞれの資格を証明する書面の添付の有無(例えば、法人登記事項証明書・抄本、代表者又は管理者を選任したことを証明する総会議事録等の写し、代理人委任状等)

③　審査請求期間(開示の可否の決定又は訂正の可否の決定のあったことを知った日の翌日から起算して3か月以内)に審査請求がされているかどうか。

④　不服申立者適格の有無(開示の可否の決定又は訂正の可否の決定によって直接に自己の権利及び利益を侵害された者かどうか。)

(2)　審査請求書の補正

担当課は、審査請求が(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命じるものとする。

(3)　審査請求についての却下の裁決

審査請求が次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求について却下の裁決を行い、決定書の謄本を総務課を経由して審査請求人に送達するとともに、その写しを総務課に届けるものとする。

①　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

②　補正命令に応じなかった場合

③　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

3　審査会への諮問

担当課は、審査請求を却下する場合及び原処分を取り消し、請求に係る個人情報の全てについて開示し、又は訂正する場合を除き、速やかに審査会へ総務課を経由して諮問するものとする。

(1)　諮問書の作成

担当課は、次に掲げる事項を記載した諮問書(様式第4号又は様式第5号)を作成するものとする。

①　審査請求に係る決定の対象となった個人情報の内容

②　開示の可否の決定又は訂正の可否の決定をした具体的理由

③　その他必要な事項

(2)　諮問書の提出

担当課は、諮問書に次に掲げる書類を添付して総務課に提出するものとする。

①　審査請求書の写し

②　請求書の写し

③　決定通知書の写し

④　審査請求に係る経過説明書

⑤　その他必要な書類(当該審査請求の対象となった個人情報が記録されている行政文書等の写し等)

4　審査会の意見聴取等への対応

担当課の職員は、審査会から必要な書類の提出を求められた場合、又は説明若しくは意見を求められた場合は、これに応ずるものとする。

5　審査会の審議及び答申

審査会からの答申があったときは、総務課は答申書を担当課へ届けるものとし、その写しを保管するものとする。

6　審査請求に対する裁決

(1)　担当課は、答申書が総務課から届けられたときは、速やかに管理者の決裁を経て当該審査請求に対する裁決を行わなければならない。

(2)　担当課は、当該審査請求に対する裁決をしたときは、審査請求人に対して裁決書の謄本を総務課を経由して送達するものとする。

(3)　担当課は、審査請求に対する裁決が、第4の6の(4)に基づき調査を行った個人情報についての開示の可否の決定を変更することとなった場合は、必要に応じその旨を第三者に通知するものとする。

第8　実施機関が取り扱う個人情報に関する苦情の処理事務

1　案内及び相談

総務課では、実施機関が取り扱う個人情報に関する苦情の申出(以下「苦情申出」という。)があったときは、担当者が面談により苦情申出の趣旨、内容等を把握し苦情を申し出た者(以下「苦情申出者」という。)を担当課へ案内(連絡し同席させる。)するなどの適切な対応をするものとする。

2　苦情申出処理票への記入等

総務課の職員は、苦情申出を受け付けたときは、その内容を苦情申出処理票(様式第6号)に取りまとめるものとする。この場合において、苦情申出者が回答を求めたときは、当該申出者の住所、氏名、電話番号等を確認するものとする。また、担当課で苦情申出があったときは、総務課に案内を行うものとする。なお、電話による苦情申出については、総務課で受け付けたときは、この方法に準じて処理するものとし、担当課で受け付けたときは、その内容を総務課に連絡するものとする。

3　苦情申出に対する処理

苦情申出を受けた場合は、次により迅速に対応するものとする。

(1)　総務課で受け付けた場合

苦情申出処理票を担当課へ送付すること。

(2)　担当課で受け付けた場合

苦情申出処理票を記載し、写しを総務課に届けるものとする。

4　担当課における苦情の処理及び処理結果等の通知

担当課は、苦情申出処理票を作成し、又は総務課から苦情申出処理票が届けられたときは、その内容を検討の上、個人情報の取扱いについて適切な措置を行うとともに、回答を求められた場合は、総務課を経由して苦情申出者に対して回答するものとする。なお、その結果を苦情申出処理票に記載するとともに、その写しを総務課に届けるものとする。この場合、苦情申出者に文書で回答したときは、その写しを添付するものとする。

第9　審査会への諮問等

1　審査会への諮問事項及び報告事項

担当課が審査会へ諮問をしなければならない事項は、第7の3に定めるもののほか、次のとおりである。

ア　個人情報取扱事務の登録の例外について(条例第6条第4項)

イ　個人情報の本人収集の原則の例外について(条例第7条第3項第7号)

ウ　個人情報の種類による収集制限の例外について(条例第7条第4項)

エ　個人情報の利用及び提供の制限の例外について(条例第8条第7号)

オ　個人情報のオンライン結合による提供の制限の例外について(条例第9条第2項)

2　諮問等の手続

1の事項に係る審査会への手続は、次によるものとする。

(1)　内部調整

担当課は、審査会への諮問事項について、諮問書を提出する場合には、事前に総務課(総務課長)に協議するものとする。