○亘理地区行政事務組合電子署名規程
令和5年10月1日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 この訓令は、法令その他別に定めがあるもののほか、亘理地区行政事務組合(以下「組合」という。)が送信する電磁的記録の真正性を担保するため、電子署名に関する取扱い及びその適切な管理について定めるものとする。
(1) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(2) 電磁的記録 電子署名及び認証業務に関する法律第2条第1項に規定する電磁的記録をいう。
(3) 職責証明書 組合における職責を認証し、電子署名に使用することにより、送達される電磁的記録が職責者によるものであること及びその内容が改ざんされていないことを証明する電磁的記録をいう。
(4) 職責証明カード 職責証明書を格納したICカード型媒体をいう。
(電子署名)
第3条 電子署名に用いることができる職の名称は、「管理者」とし、電子署名は、職責証明カードを使用し行うものとする。
(職責証明カードの管理責任者及び取扱者)
第4条 職責証明カードの管理責任者(以下「管理責任者」という。)は、事務局長とする。
2 管理責任者は、総務課の職員のうちから、職責証明カードの取扱者(以下「取扱者」という。)を指名する。
(管理責任者の職務)
第5条 管理責任者は、取扱者を指導監督し、職責証明カードを使用する際に必要となる符号を厳重に管理するとともに、不正使用の防止に努めなければならない。
2 職責証明カードは、総務課に置き、容易に使用されることのないよう厳重に保管しなければならない。
(取扱者の職務)
第6条 取扱者は、職責証明カードを使用し、電子署名の付与事務を行うものとする。
2 取扱者は、職責証明カードを使用するときは、管理責任者から貸出しを受けるものとし、使用後、速やかに管理責任者に返却しなければならない。
(職責証明カードの新規発行等)
第7条 職責証明カードの新規発行を受けようとする所属の課長等は、総務課に発行申請書(様式第1号)を提出し、管理責任者の承認を受けるものとする。
2 総務課は、前項の規定による申請書の提出があったときは、速やかに職責証明カードの新規発行を受け付け、指定の認証局へ申し込むものとする。
(職責証明カードの管理)
第8条 職責証明カードの管理に関する事務は、管理責任者が総括する。
(職責証明カードの失効)
第9条 職責証明カードの発行を受けた所属の課長等は、職責証明カードの失効をしようとする場合には、失効申請書(様式第4号)を総務課に提出し、管理責任者の承認を受けるものとする。
(電子署名の付与)
第10条 電子署名の付与を受けようとする者は、取扱者に対し決裁文書を提示し、付与を受けるものとする。
2 取扱者は、電子署名すべき電磁的記録が前項の決裁文書の内容と相違ないことを確認し、適当と認めるときは電子署名を付与する。
(職責証明カードの更新等の準用)
第11条 第7条の規定は、職責証明カードの更新及び再発行について準用する。この場合において、これらの規定中「新規発行」とあるのは「更新又は再発行」と読み替えるものとする。
(事故報告)
第12条 管理責任者は、次の各号のいずれかに該当するときは、直ちに管理者に報告しなければならない。
(1) 職責証明カードについて盗難、紛失その他事故があったとき。
(2) き損、汚損等により正常に使用できなくなったとき。
(3) パスワードを亡失したとき。
(4) 前3号に掲げるもののほか、職責証明カードが不正に使用され、又は使用される可能性がある状態になったとき。
(職務代理の特例)
第13条 職責者に事故がある場合又は欠けた場合において、他の職員がその職務を代理するときは、職務代理者の発令の有無にかかわらず、当該職責者本人の職責証明カードを使用する。
(その他)
第14条 この訓令に定めるもののほか、電子署名に関し必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
(施行期日)
この訓令は、令和5年10月1日から施行する。
